RAPAT: Hal Vital dalam Organisasi

Oleh: Mohammad Ali*

Adanya suatu organisasi yang efektif dan efisien adalah mutlak diperlukan bagi setiap santri dan pesantren, sebab titik lemah islam dan pesantren adalah pada organisasinya. Kelemahan dalam organisasi menunjukkan kelemahan pada sumber daya manusianya(SDM). Ali bin Abi Thalib telah mengingatkan, “ kebenaran yang tidak terorganisir dengan baik akan dikalahkan dengan kebetilan yang terorganisir”. Santri Nurul jadid harus mampu aktif dalam organisasi. Karena melalui media ini kita dapat mewujudkan sebuah tujuan bersama akan lebih mudah diraih dengan maksimal. Organisasi adalah pola hubungan yang saling terkait antara satu bagian dengan bagian yang lainnya, yang lebih mengedepankan komunikasi dan koordinasi dalam menjalankan aktifitasnya sehingga dapat mencapai tujuan bersama.

Organisasi adalah merupakan hal yang vital dalam suatu pondok, maju tidaknya suatu pondok tegantung dari organisasi yang berkembang di dalamnya. Pada saat sekarang ini dalam pondok Pesantren Nurul Jadid terdapat organisasi yang di dikelola atau pusatnya  adalah Biro Pengembangan dan pemberdayaan Masyarakat yang merupakan induk dari organisasi-organisasi yang ada di dalam pondok baik organisasi bagi santri yaitu Forum Komunikasi Santri maupun alumni ( P4NJ).

Pada hari kamis dan jum’at pada tanggal 8-9 November 2011 yang dilaksanakan di Aula Madrasah Aliyah Nurul Jadid (MANJ). Biro Pengembangan dan Pemberdayaan Masyarakat mengadakan suatu Pelatihan yang dikemas dalam Pelatihan “Manajemen Rapat”, dengan diadakannya pelatihan ini dikarenakan melihat kekurang profisionalan Ketua Forum Komunikasi Santri (FKS ) dalam mengatur jalannya rapat juga dalam pengambilan keputusan hasil rapat. maka Devisi Bakat dan Minat mengedakan suatu pelatihan yang bertujuan bagaimana Ketua FKS  mampu mengatur jalannya rapat dan dapat menghasilkan keputusan yang maksimal.

Dalam mengkader santri menjadi organisatoris yang professional perlu diadakannya suatu pelatiyang dalam mengasah mental dan juga intelektualnya,Ali Wafa selaku Deriktur BPPM.  Memberikan latar belakang di adakannya pelatihan tersebut “ karena banyaknya ketua Forum Komunikasi Santri (FKS) yang kurang paham terhadap cara memimpin rapat , maka kami mengadakan pelatihan ini, dan rapat merupakan hal yang urjen dalam organisasi lebih-lebih dalam mengambil keputusan” ujar

Hal ini merupakan hal yang baik dalam mengkader santri-santri agar professional dalam mengatur kekondusifan suatu rapat, Pemimpin rapat yang baik harus dilatih dan tidak hanya mengandalkan teori saja tetapi praktek merupakan hal yang lebih baik dalam memajukan suatu organisasi.

Dengan adanya pelatihan Manajemen Rapat, bertujuan bagaimana seorang leader dapat memimpin anak buahnya agar memahami dan mengerti tentang fungsi dari suatu rapat tersebut. “Menjadi pemimpin yang baik, berfikir rasional, dan dapat mengambil keputusan secara baik dan efektif dan memberikan pemehaman tentang bagaimana mengatur suatu rapat dan bagai mana dalam mengambil keputusan yang baik dan bagaimana seorang pemimpin juga paham  terhadap mekanisme dalam rapat seperti adminitrasi, apa yang perlu dipersiapkan dan bagaimana cara memutuskan suatu rapat. Imbuhnya

Dalam pelatihan menejeman rapat ini bagaimana seorang ketua tau dan paham tentang suatu rapat dan bagaimana cara mengatur forum agar kondusif, tidak hanya dijadikan teori saja tetapi bagai mana ketua FKS mampu menerapkannya dalam organisanya masing-masing.”Bagaimana anggota itu paham dan tau tentang rapat dan tau bedanya rapat dengan seminar, rapat dengan diskusi, bisai dan lainnya” imbuh .

Dalam pelatihan ini banyak hal yang dapat melengkapi khazanah pengetahun mengenai suatu rapat dan  terpenting disini adalah bagaimana seorang pemimpin dapat mengimplementasikan apa yang di peroleh dari pelatihan Manajemen Rapat ini dalam suatu organisasi masing-masing.

Melihat peserta yang mengikutinya sesuai dengan yang di inginkan meski tidak 100%,  dengan banyaknya peserta yang ikut menunjukkan bahwa ketua-ketua FKS sangat antusias merespon positif dalam menambah khazanah keilmun dan mengasah intelektualnya. “ sudah cukup baik dalam

pelaksanaan pelatihan ini, peserta yang hadir 90% hadir semua hanya dari sisi sasaran kurang begitu kena, kan yang kita inginkan ketua FKSnya tapi yang hadir ketua 70% dan sekretaris 20%,. Dalam hal ini anggota sangat antusias dalam mendukung lancarnya kegiatan yang merupakan pembekalan bagi para peserta umumnya dan pada ketua FKS khususnya,  dan mengenai tindak lanjutnya dalam FKSnya masing-masing karena nanti waktu rapat akan ada anggota BPPM yang akan mengontrol dan mengarahkan jalannya rapat, dan apabila ada yang tidak sesuai dengan prosedur rapat maka akan di arahkan oleh pengurus bagian yang mengontrol, tambahnya.

Selanjutnya Harisun Selaku Ketua Panitia dalam Pelatihan Manajemen Rapat,memberikan tanggapan mengenai pelatihan Manajemen rapat ini, menurutnya kebanyakan dalam mengadakan suatu rapat yang sering kita ketemui adalah factor persiapan dalam surat-menyurat dan persiapan dalam rapat agar efektif dan kurang fahamnya temen-temen ketua FKS mengenai pentingnya suatu rapat.

Dengan diadakannya pelatihan ini bertujuan memberikan pemahaman bagaimana cara memimpin rapat yang baik dan bagai mana cara mengambil keputusan dalam suatu rapat dan termasuk bagaimana prosebur adminitrasi yang baik.

Dalam menyukseskan suatu kegiatan tidak akan terlepas dari suatu kendala, Menurut Harisun dalam pelaksanaan ini tidak terlepas dari suatu kendala yang dialami oleh panitia, seperti merumuskan konsep acara, dana belum turun, panitia mengandalkan kontribusi dari pesrta pelatihan yaitu Rp 25.000 per FKS, kesolidan panitia dalam acara, dan terkait dalam surat-menyurat juga,sehingga ada yang tidak mendapatkan surat pemberi tahuan mengenai kegiatan ini tersebut.

Pelatihan ini merupakan hal perdana BPPM dalam memperhatikan kwalitas organisasi FKS ini ,sehingga ketua-ketua FKS sangat mengapresiasi pelatihan tersebut secara positif. “ peserta sangat antusias sekali meskipun masih banyak temen-temen yang kurang sadar dalam memahami pentingnya suatu organisasi” tambahnya. Selain itu Harisun selaku ketua panitia, mengharapkan peserta pelatihan ini dapat memahami materi-materi yang dia ikuti selama dua hari dan dapat mengimplementasikan dalam FKSnya masing-masing.

Lebih lanjut tanggapan dari peserta pelatihan yang sangat merespon positif tentang diadakannya pelatihan tersebut. Menurut Syafiq selaku delegasi dari FKS sumenep mengatakan “menurut saya sangat senang diadakannya pelatihan ini karena dengan diadakannya pelatihan ini kita dapat memahami tentang menejeman rapat, tidak hanya teori saja, akan tetapi dari segi prakteknya saya juga memahami,kan yang terjadi pada sebelumnya temen-temen hanya rapat dan rapat tetapi tidak tau tentang apa pentingnya rapat dalam suatu organisasi. harapan saya kepada BPPM terutama bagian pengembangan bakat dan minat, bagaimana pelatihan yang di adakan tidak  hanya ini  tetapi pelatihan-pelatihan yang lain seperti adminitrasi dan lain sebagainya itu perlu agar kita menjadi organisator yang profisional yang tau dan paham tentang ke urjenan rapat dalam organisasi.

Lanjut Mohammad Ali selaku ketua FKS-Sapudi, menurutnya sangat luarbiasa dengan di adakannya pelatihan ini, karena baru sekarang ini diadakan pelatihan seperti ini, berarti BPPM sangat mempethatikan dan mengayomi Organisasi-organisasi yang ada dinaungannya, dan ini merupakan pencanangan dari salah satu pusaka yang diwariskan pendiri pondok ini yakni kesadaran berorganisasi yang harus tertanam dalam diri seorang santri.

Harapan saya, bagaimana hal yang lebih dari ini dapat terjadi dan tidak hanya ini saja, karena organisasi sangatlah penting dalam diri kita lebih-lebih dalam masyarakat, karena ini merupakan bekal kita nanti apabila telah kembali pada masyarakat, karena sangat beda antara santri yang ikut organisasi dan yang tidak ikut organisasi, baik dari tutur kata lebih-lebih dalam interaksi social, saya teringat dauh pendiri, “saya tidak mau mencetak kiai dan orang yang berintelktual, tetapi saya mau mencetak santri yang aktif dalam berdakwah, lebih baik mempunyai santri kondiktur Bus tetapi dia aktif berdakwah, dari pada seorang kiai tapi pasif dalam berdakwah”.

Sebagai seorang santri kita harus mengamalkan pusaka yang diwariskan pendiri pondok ini (KH.ZAINI MUN’IM) yaitu Trilogi Santri dan Panca Kesadaran Santri, karena dalam pusaka itu terdapat nilai-nilai yang membawa kita dalam kebaikan dan keselamatan  dunia dan akhirat.

“janganlah melihat masalalu dengan penyesalan, dan jangan pula melihat masa depan dengan ketakutan, tetapi lihatlah realitas sosial ini dengan penuh kesadaran”

*Penulis adalah Santri Aktif PP. Nurul Jadid

Dan Penggiat Kajian Pojok Surau (KKPS)